Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede Word-skabelon?

Se også de øvrige artikler om Word-skabeloner under kategorierne Skabeloner og Normal.dot(m) til højre.

Som beskrevet i artiklen Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter, er hvert eneste dokument, du opretter i Word, baseret på en skabelon (template). I denne artikel vil jeg gå lidt mere i detaljer med, hvad det betyder for et dokument.

Senest opdateret 4. december 2022.

Hvad sker der, når du opretter et Word-dokument?

Når du opretter et nyt dokument, bliver dokumentet automatisk ”født” med diverse egenskaber, som det ”arver” direkte fra den tilknyttede Word-skabelon. Dokumentet ”arver” således:

1. Alle typografier fra den tilknyttede Word-skabelon (styles)
2. Sideopsætning (margener, papirformat m.m.) fra skabelonen (page setup)
3. Alt det indhold (tekst, grafik, sidehoved, sidefod m.m.), der findes i skabelonen

I første omgang ser dokumentet derfor ud som en kopi af den tilknyttede Word-skabelon.

Hvis man har en Word-skabelon for hver type dokument, man har brug for at lave, kan man på den måde gøre det så let som muligt at oprette dokumenter, der har det rigtige udseende og indhold fra starten. Man kan have Word-skabeloner skræddersyet til mange formål som f.eks. brev, følgeskrivelse, fax, tilbud, dagsorden, referat, rapport, kontrakt, specifikation, notat – der er ingen begrænsninger. Man kan have Word-skabeloner, der indeholder mange hundrede sider og masser af tabeller, grafik osv., hvis det kunne være relevant.

Hvis der i de færdige dokumenter er brug for varianter af indholdet, kan det ved hjælp af makroer m.m. lade sig gøre at lave sådanne tilretninger let og hurtigt. På den måde kan det lade sig gøre at færdiggøre selv omfattende dokumenter på rekordtid.

Jeg har tidligere skrevet om Normal.dotm (Normal.dot i versioner før Word 2007). Hvis et dokument er baseret på en anden Word-skabelon end Normal.dotm, har dokumentet ingen forbindelse til Normal.dotm.

Hvad sker der med Word-dokumentet efter oprettelsen?

Så snart et dokument er skabt, påvirker typografier, sideopsætning og andet indhold fra skabelonen ikke længere dokumentet. Nu lever dokumentet sit eget liv.

Hvis du f.eks. ændrer typografierne i en Word-skabelon, vil det normalt ikke ”smitte af” på eksisterende dokumenter, der er baseret på/knyttet til skabelonen. De nye/ændrede typografier vil udelukkende blive ”arvet” af nye dokumenter, du opretter.

Der er dog en indstilling, som kan betyde, at ændringer af typografier i en skabelon overføres til eksisterende dokumenter baseret på Word-skabelonen, så snart man åbner et sådant dokument. Dette vil ske, hvis indstillingen Opdater automatisk typografier i dokumenter i dialogboksen Skabeloner og tilføjelsesprogrammer er slået til – og det bør den i almindelighed ikke være (i engelsk version: Templates and Add-Ins > Automatically update document styles).

Det modsatte gør sig også gældende: ændringer, du laver i et dokument, påvirker ikke den Word-skabelon, dokumentet er baseret på.

Ud over typografier, sideopsætning, tekst, grafik o.l. kan en Word-skabelon også indeholde en række andre nyttige ting og sager:

1. Makroer
2. Autotekster
3. Værktøjslinjer (som kan bruges til at give let adgang til makroer m.m.)
4. Faner i Båndet (Ribbon) i Word 2007 og nyere versioner af Word
5. Tastaturgenveje (som kan bruges til at give let adgang til makroer m.m.)

Et dokument bliver ved med at have en tilknytning til den Word-skabelon, det blev baseret på ved ”fødslen”, medmindre du aktivt skifter om til en anden skabelon. Så længe et dokument er knyttet en given skabelon, har dokumentet adgang til alle ovennævnte elementer, hvis de findes i Word-skabelonen. Dette kan illustreres sådan:

Autotekster, makroer, værktøjslinjer, faner og tastaturgenveje bliver ikke kopieret til
dokumentet men findes fortsat kun i Word-skabelonen.

Hvad sker der, hvis et Word-dokument åbnes på en computer, som ikke har adgang til den tilknyttede skabelon

Hvis du f.eks. sender et Word-dokument til en anden person, som ikke har adgang til Word-skabelonen, vil dokumentet forsat have sine typografier, sideopsætningen og selve dokumentindholdet i behold, da det er en del af selve dokumentet. Derimod vil modtageren ikke have mulighed for at bruge de samme makroer, autotekster m.m., som du kan bruge, medmindre du også sender skabelonen med.

VIGTIGT
Et Word-dokument har altid har brug for en tilknyttet skabelon. Hvis Word ikke har adgang til den tilknyttede skabelon, sker der rent teknisk det, at Word knytter den lokale Normal.dotm-skabelon på den anvendte computer til dokumentet i stedet for den skabelon, som Word ikke kan finde. Denne tilknytning til Normal.dotm sker i det øjeblik, hvor dokumentet åbnes.

Det kan give problemer, hvis den lokale Normal.dotm har indstillingen Opdater automatisk typografier i dokumenter slået TIL (jeg har omtalt denne indstilling ovenfor). Så vil alle typografier i dokumentet, som har samme navne som typografier i den lokale Normal.dotm, eller som er baseret på typografier med samme navne som typografier i Normal.dotm, nemlig blive ændret til definitionerne fra den lokale Normal.dotm så snart dokumentet åbnes. På den måde kan indholdet i dokumentet utilsigtet ændre skrifttype, skriftstørrelse, farver osv.

Som nævnt ovenfor er det sjældent en god idé at have Opdater automatisk typografier i dokumenter slået til. Det altid en god idé at sikre sig, at Opdater automatisk typografier i dokumenter ikke er slået til i Normal.dotm.

Sådan kan du finde indstillingen:
Fanen Udvikler > Dokumentskabelon (åbner dialogboksen Skabeloner og tilføjelsesprogrammer) > Opdater automatisk typografier i dokumenter

(Developer > Document Template > Automatically update document styles)

Flere facts om Word-skabeloner versus Word-dokumenter

Tabellen nedenfor forklarer, hvilke typer indhold og data, der kan findes i henholdsvis Word-skabeloner og Word-dokumenter: