Der er visse typer data i Word-dokumenter, som det kan være nyttigt at kunne eksportere eller udtrække for at få et overblik eller for at bearbejde disse data særskilt. Hvis det skal gøres manuelt, vil det oftest være omstændeligt og tage lang tid.
Kunne du tænke dig at være i stand til at udføre den slags opgaver lynhurtigt og automatisk? Så læs videre - nedenfor bliver du introduceret til en add-in (tilføjelsesprogram) til Word, som kan hjælpe dig. Du kan endda hente add-in'en gratis!
Når man arbejder med store dokumenter i Word og måske specielt, hvis der er flere personer, som arbejder sammen om at redigere et dokument, vil Words funktioner til at registrere ændringer og indsætte kommentarer tit være til nytte. I dokumenter med mange registrerede ændringer og/eller kommentarer, kan det være praktisk at kunne eksportere/udtrække disse data til et separat dokument. Det kan hjælpe med til at give et bedre overblik og gøre det lettere f.eks. at diskutere og bearbejde ændringer og kommentarer.
Der er andre typer data, man også kan have fordel af at kunne eksportere til et separat dokument. Det kan f.eks. være nyttigt at få et overblik over alle bogmærker i et dokument. Bogmærker er navngivne steder eller områder i et dokument. Man kan manuelt oprette bogmærker til forskellige formål. Word opretter desuden automatisk bogmærker, når man f.eks. indsætter en indholdsfortegnelse eller en krydshenvisning.
I dokumenter, som indeholder mange akronymer, dvs. forkortelser dannet af ords eller orddeles forbogstaver som f.eks. VBA for Visual Basic for Applications, kan der være brug for at lave en liste af alle akronymer med definitioner. I den sammenhæng kan det være nyttigt automatisk at kunne få dannet en liste af de akronymer, der er anvendt i et dokument.
Gratis add-in, som kan eksportere akronymer, bogmærker, kommentarer og ændringer
Jeg har udviklet en add-in til Word, DocTools ExtractData, som automatisk kan eksportere/udtrække følgende typer data fra et Word-dokument:
- Akronymer
- Bogmærker
- Kommentarer
- Registrerede ændringer
DocTools ExtractData kan bruges på PC med Word 2007, Word 2010, Word 2013 eller Word 2016.
Menuer, dialogbokse m.m. er på engelsk, men du kan bruge add-in'en i en hvilken som helst sprogversion af Word - dansk eller andet sprog.
DocTools ExtractData føjer en fane, DocTools, til Båndet. Værktøjerne i add-in'en findes i en gruppe, Extract Data, i denne fane. Hvis fanen DocTools allerede findes, bliver gruppen Extract Data føjet til.
Fanen DocTools med gruppen Extract Data.
Menuen Extract Data, hvorfra man kan ekportere akronymer, bogmærker, ændringer og kommentarer.
Eksempler på eksport af data
Eksempel på eksport-dokument med akronymer. Kolonnen “Definition” har plads til at indsætte en definition. Tabellen med definitioner kan evt. kopieres og indsættes i det dokument, data blev eksporteret fra.
Eksempel på eksport-dokument med registrerede ændringer.
Sådan får du fat i add-in'en DocTools ExtractData
Du kan downloade DocTools ExtractData via linket nedenfor - via linket finder du også detaljeret information om add-in'en:
Avanceret add-in til eksport af registrerede ændringer
Hvis du arbejder med redigering af store kontrakter eller andre typer dokumenter, hvor brugen af registrerede ændringer kan være meget vigtig, kan du have brug for at udtrække ændringer på en mere avanceret måde, end DocTools ExtractData anvender.
Jeg har udviklet en avanceret add-in til det brug, DocTools ExtractChanges Pro. Denne add-in eksporterer både ændringer og kommentarer, og ændringerne vises i fuld kontekst, så du har overblik over den præcise sammenhæng, ændringer og kommentarer indgår i. Denne add-in er ikke gratis, men omkostningen kan være tjent ind i sparet tid allerede første gang, du bruger add-in'en i et større dokument.
Du kan se en sammenligning af DocTools ExtractData og DocTools ExtractChanges Pro via linket nedenfor:
Du kan gratis downloade en prøveversion eller købe DocTools ExtractChanges Pro via linket nedenfor - via linket finder du også detaljeret information om add-in'en: