Har du lyst til at miste det arbejde, du laver i dine Word-dokumenter eller andre typer dokumenter? Et tåbeligt spørgsmål, tænker du måske, for selvfølgelig har du ikke det. Derfor skal du læse overskriften i denne artikel som en kraftig anbefaling eller en advarsel. Forklaring følger.
Der er reelt flere grunde til, at du skal være meget bevidst om, hvordan du håndterer vedhæftede filer, som du modtager via e-mail.
Jeg ser igen og igen spørgsmål i diverse Word-fora, hvor Word-brugere skriver noget i retning af ”Hjælp, jeg har arbejdet i timevis på et dokument, som jeg fik i en e-mail. Jeg lukkede Word, og nu kan jeg ikke finde dokumentet! Hvor er det blevet af? Har jeg mistet alt mit arbejde?”. Du kan let undgå at bringe dig selv i den situation...
Hvis du bare lige skal læse lidt i et vedhæftet Word-dokument, går det godt nok, at du åbner det direkte fra e-mailen og blot lukker det igen, når du er færdig. Men hvis du på nogen måde har planer om at lave ændringer i dokumentet, skal du absolut først gemme filen på din PC, åbne den gemte fil i Word og arbejde på den (se Figur 1). Hvis du åbner filen direkte fra e-mailen og arbejder på den, arbejder du reelt på en fil, som er downloadet til din mappe med temporære internet-filer. Du skal oftest tage ordet temporær alvorligt – filerne er virkelig midlertidige, og de ændringer, du laver, vil du med stor sandsynlighed miste, når du lukker Word.
I nyere versioner af Outlook kan du gemme vedhæftede filer ved at højreklikke på en vedhæftet fil i en e-mail og vælge Gem alle vedhæftede filer (Save All Attachments). Vælg den ønskede mappe og gem.
Der er andre sammenhænge, hvor det gør en forskel, hvordan du håndterer vedhæftede filer. I en anden artikel her på bloggen har jeg under titlen Problemløsning – datoen ændres, når jeg åbner et eksisterende Word-dokument skrevet om, at man i breve og andre dokumenter kan bruge et felt af typen CreateDate for at fastholde det dato, dokumentet blev oprettet.I samme artikel skrev jeg også, at Gem som (Save as) vil ændre datoen til dags dato.
Hvis du sender eller modtager en e-mail med et vedhæftet Word-dokument, som indeholder et CreateDate-felt, er det jo godt at vide, hvad det betyder for datoen. Svaret er, at det afhænger af, hvad modtageren gør med det vedhæftede dokument:
Hvis du gør dette | Resultat |
|---|---|
Du åbner et Word-dokument direkte fra en e-mail og vælger Gem som. | Word opretter derved et nyt dokument, og CreateDate-feltet bliver ændret til dags dato. |
Du bruger e-mail-programmets funktion til at gemme et vedhæftet Word-dokument, hvorefter du åbner den gemte fil i Word. | Words interne oprettelsesdato for dokumentet bliver bevaret uændret, og CreateDate-feltet bevarer datoen. |
Andre vigtige forholdsregler i forhold til vedhæftede filer
Mit ærinde med denne artikel har ikke været at skrive om de farer, der kan lure om hjørnet i forbindelse med vedhæftede filer. Dog vil jeg for en god ordens skyld lige minde om, at computer-virus kan spredes via vedhæftede filer. Hvis du uventet modtager en vedhæftet til fra en person, du ikke kender eller har tillid til, så tænk dig om, inden du foretager dig noget. Hvis du vil være på den sikre side, så slet e-mailen uden at åbne den vedhæftede fil. Send aldrig vedhæftede filer videre, medmindre du er sikker på, at de er uden virus.
En artikel fra Microsoft Support, som måske kan være dig til hjælp
”Sådan gendannes et tabt Word-dokument”, http://support.microsoft.com/kb/316951