Når du opretter et nyt dokument i Word, er det altid baseret på en Word-skabelon (i engelsk version: Word template). Hvis du ikke gør noget bevidst for at vælge en skabelon, er det den Word-skabelon, der hedder Normal.dot eller Normal.dotm, der anvendes. Skabelonen er i dot-format i Word 2003 og tidligere versioner og i dotm-format fra Word 2007.
På tilsvarende måde findes der bag alt, hvad du skriver i Word, en typografi (style), som bestemmer, hvordan teksten som udgangspunkt ser ud. Jeg har tidligere skrevet et par blog-artikler om det vigtige ved at anvende typografier bevidst. Du finder disse artikler her:
Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II
Når man opretter et dokument, ”arver” dokumentet alle typografier og sideopsætningen fra den tilknyttede Word-skabelon. Hvis skabelonen indeholder tekst eller andet, vil det også komme med i det nye dokument.
En Word-skabelon kan desuden indeholde f.eks. autotekster og makroer. Alt dette bliver ikke overført til dokumentet. Dog er det sådan, at et dokument bliver ved med at have et link til den Word-skabelon, det blev baseret på, medmindre du aktivt skifter om til en anden Word-skabelon. Et dokument har adgang til de makroer, autotekster og værktøjslinjer, der findes i den tilknyttede skabelon.
Man kan have lige så mange Word-skabeloner, man ønsker. Man kan således have Word-skabeloner til forskellige dokumenttyper. Skabelonen kan indeholde standardtekst m.m., så man ikke skal bruge tid på at lave de samme ting igen og igen. Det er både med til at spare tid og til at sikre konsistens.
Jeg ved af erfaring, at uhyggeligt mange virksomheder – både store og små, nye og gamle – kæmper med dårlige (eller måske manglende) skabeloner i Word. Det koster ekstremt meget spild af tid for brugerne, og det resulterer tit i nogle langt fra professionelt udseende dokumenter.
Gode Word-skabeloner sparer tid og signalerer kvalitet
Gode og gennemarbejdede Word-skabeloner er grundlaget for at skabe standardiserede, konsistente og professionelt udseende dokumenter på en effektiv måde.
Det er let at oprette en skabelon i Word, men det er ikke nødvendigvis helt let at lave en god Word-skabelon.
En genvej til gode Word-skabeloner
Hvis du/din virksomhed har brug for skabeloner og hvis du/I ikke selv har tiden til eller lysten til at kaste jer ud i arbejdet med at lave skabelonerne, har jeg udviklet en løsning, DocTools BasisSkabeloner, som gør det både let og økonomisk overkommeligt at få styr på virksomhedens basisdokumenter.
DocTools BasisSkabeloner består af et sæt Word-skabeloner til brev, faktura, følgeskrivelse og tilbud plus en blank skabelon, der kan bruges til andre typer dokumenter.
Hele sættet af Word-skabeloner bliver udviklet specielt til den enkelte virksomhed. Man kan vælge imellem en række basis-designs, og dertil kommer en lang række ekstra valgmuligheder. Alle designs er gennemarbejdet, så de giver et professionelt og pænt indtryk både på skærmen og i udskrift.
Jeg har programmeret en forfærdelig masse, som hjælper mig med at sikre, at alt bliver lavet korrekt – i skabelonerne har jeg prøvet at tage højde for alt, så det hele også vil virke godt i praksis. Man vil ikke finde tilfældigt definerede typografier og den slags, der kan gøre livet besværligt for brugerne. Desuden kan man f.eks. være sikker på, at adressaten i et brev er placeret sådan, at teksten passer i en standard rudekuvert.